Burocad optimaliseert en automatiseert de orderontvangst en kwaliteitscontrole
Burocad is in de loop der jaren sterk gegroeid en sprong op de digitale trein met zijn eigen web-to-print portal ‘Print Smart’. Met Print Smart kunnen klanten vlot opdrachten doorgeven en aangeven welke opties ze nodig hebben. Het nadeel was echter dat de downstream behandeling nog veel handmatige ingrepen en controles vereiste. Om verder te groeien en nog efficiënter te worden, zocht Burocad een oplossing om de behandeling van de jobs volledig te automatiseren.
Volledig geautomatiseerde orderontvangst en kwaliteitscontrole
Voor deze automatisering voerde Four Pees een grondige analyse uit van het bestaande systeem van Burocad en van de wensen en behoeften van het bedrijf inzake het geautomatiseerde systeem. Dat gebeurde in samenwerking met consultants van het VIGC, dat met zijn ervaring inzichten in deze processen kon verschaffen.
‘Op basis daarvan stelden we voor om callas pdfToolbox Server en Enfocus Switch te combineren voor de orderontvangst’, zegt Philip Cremers, Sales Benelux bij Four Pees. ‘Door middel van een aantal kwaliteitscontroles en geautomatiseerde regels is de volledige orderontvangstflow nu van A tot Z geautomatiseerd.’
Preflight op basis van verschillende profielen
Dankzij pdfToolbox en metadata uit Print Smart zijn alle preflight- en kwaliteitscontroleprocedures voor jobs uit het Print Smart-platform volledig geautomatiseerd, zonder handmatige tussenkomst.
‘Alle PDF-bestanden volgen nu hetzelfde preflightproces, maar ze worden niet allemaal op dezelfde manier behandeld’, zegt David van Driessche, CTO bij Four Pees. ‘Onze basiskwaliteitsprofielen volgen de normen van de Ghent Workgroup, maar de controles en fixes worden dynamisch aangepast op basis van de metadata van de job. De variabelen in pdfToolbox maken de implementatie heel gemakkelijk.’
In de huidige workflow wordt een bestand als ‘slecht’ beschouwd zodra het één preflightfout bevat. Een slecht bestand wordt niet naar de volgende fase gestuurd maar naar een Switch checkpoint. Het checkpoint toont de metadata van de job en een preflightrapport, waarna een medewerker van Burocad het PDF-bestand kan opvragen, wijzigen en opnieuw uploaden, zodat de flow verder kan. Dat betekent dat het PDF-bestand onmiddellijk kan worden gecorrigeerd of dat een geüpdatet bestand bij de klant kan worden opgevraagd.
Nadat het bestand hersteld is, controleert Switch of de bestandsnaam nog correct is en stuurt het de opdracht terug naar het punt vóór de preflight. De job wordt opnieuw gepreflight en de kwaliteit van alle documenten in de volledige workflow is gewaarborgd.
Toekomstplannen
De optimalisatie van de orderontvangst in Print Smart is slechts een eerste stap in het automatiseringsverhaal van Burocad.
‘Het is de eerste fase van een groter project dat we hier bij Burocad willen realiseren’, zegt Maarten Esveldt, COO bij Burocad. ‘In een tweede fase willen we onze workflows verder automatiseren en specifieke dashboardoplossingen toevoegen. De dashboards geven een duidelijk overzicht van de status van alle jobs, zodat we zien waar we op lange termijn verbeteringen kunnen aanbrengen.’
